I dettagli tecnici che determinano la riuscita (o il fallimento) di una presentazione

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di Cristina Rigutto
Ogni relatore dovrebbe poter fare un sopralluogo prima della presentazione per verificare la grandezza della sala, l’illuminazione e soprattutto l’attrezzatura disponibile; oppure poter ottenere via e-mail informazioni dettagliate al riguardo, ma come ben sappiamo non succede quasi mai.

PPTX (1)Se siamo del tutto ignari di come sarà la sala, è meglio orientarsi su presentazioni minimaliste in bianco e nero e molto semplici, per essere certi che siano visibili sia in una sala troppo buia, che in una  troppo luminosa. Se invece preferiamo usare i colori, è meglio verificare quale potrebbe essere il risultato con un proiettore, o in mancanza di questo, modificando la luminosità dello schermo.

Se la presentazione è realizzata con Microsoft Power Point 2007 o 2010, dobbiamo anche verificare la compatibilità del software. La maggior parte delle sale ha computer con installate vecchie versioni di Power Point, e spesso non sono nemmeno dotati della configurazione necessaria per leggere i file multimediali.

Salvare il file nella versione 2003 o versioni precedenti, è una soluzione solo se la presentazione è molto semplice, perché :
  • grafici e Smart art potrebbero apparire di un colore diverso, perché i temi non sono gli stessi. Se il file contiene questi elementi assicurarsi che la combinazione di colori del tema scelto sia pptpresente anche nelle versioni precedenti, altrimenti si rischia di vederli apparire completamente diversi.
  • Le animazioni non sempre sono replicabili nelle versioni precedenti soprattutto se sono applicate agli Smart Art.
  • I temi vengono convertiti nelle versioni precedenti, di solito la modifica dei temi è temporanea, ma può succedere che alla riapertura in Power Point 2010, l'effetto iniziale risulti irrimediabilmente perduto
  • Tutti gli effetti presenti solo nelle nuove versioni di Power Point, come ombreggiature, cornici immagini, 3D, vengono convertiti in immagini, e a volte gli effetti risultano sfasati o allineati diversamente dal file originale.

Galaxy_OOo3_impress-app_256Il problema si complica se avete inserito nella presentazione delle slide realizzate con Open Office e convertite in PPT. Quasi sempre si vedranno solo con la versione di Power Point usata per il salvataggio. Ad esempio, se avete salvato nella versione 2010 e le aprite in 2007, anche se le due versioni sono compatibili tra loro le slide potrebbero apparire completamente bianche.

Meglio salvare il file anche in versione PDF e, per maggior sicurezza usare la  funzione crea presentazione per pacchetto cd, che si attiva selezionando “salva e invia”, dal menu “File”. In questo modo si salva su CD (o su chiavetta USB) una copia della presentazione che può essere letta su qualsiasi computer anche su quelli che non hanno nemmeno la suite di Office installata.  Ovviamente portare sempre con sé il proprio notebook non guasta, è una garanzia in più per la buona riuscita della nostra presentazione.

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Ma siccome anche i più pignoli, quelli che hanno effettuato tutti i controlli preliminari dell'attrezzatura, che hanno con sé anche il proprio pc, che hanno salvato i file in tutti i formati possibili, che ne hanno anche salvata una copia on-line perché non si sa mai, potrebbero comunque incorrere in un blackout tecnologico, dove improvvisamente nulla funziona nemmeno il sicurissimo PDF che avete aperto fino a due minuti prima e che improvvisamente risulta corrotto,  vale sempre la regola che bisogna essere pronti a parlare senza supporto, e quindi provare la presentazione più volte prima del convegno non guasta mai.

Credete che tutto questo assieme non possa succedere? Che sia un evento impossibile? Lo credevo anch'io, ma mi è successo.

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